Características de un sistema de conferencia sin papel simple y eficiente

El sistema de conferencias sin papel analiza y enfatiza el concepto de protección ambiental y sin papel. El sistema sin papel no solo mejora la eficiencia del trabajo, sino que también tiene una importancia de gran alcance para construir una sociedad eficiente, que ahorra energía y tiene bajas emisiones de carbono.

1. Proceso de conferencia sin papel

El organizador de la Conferencia sin papel administra el contenido de la Conferencia a través de la computadora anfitriona de administración de la Conferencia y distribuye el aviso o archivo de la Conferencia a las computadoras de las secretarias de varios líderes. Después de que los secretarios confirmen y respondan al anfitrión de la administración de la Conferencia, se pueden repartir los materiales de la Conferencia.

2. Visualización interactiva de documentos de conferencia sin papel

El Secretario de la Conferencia puede transmitir múltiples archivos o pantallas a la pantalla de cada participante en tiempo real, para que durante la discusión, se pueda sincronizar el contenido de la Conferencia de los participantes y el presentador. Al mismo tiempo, en algunas conferencias, se requiere que cada delegado pueda navegar libremente por múltiples documentos de esta Conferencia en su propia pantalla. Además, se puede elegir la secretaria de la Conferencia para abrir de forma remota los escritorios de todos los participantes para mostrar los archivos de la Conferencia, reduciendo los procedimientos de operación de los asistentes.

3. Función de confidencialidad para conferencias sin papel

Según las características de la Conferencia, el Secretario de la Conferencia elige si se trata de una conferencia confidencial antes de que se celebre la conferencia. Si es una conferencia confidencial, después de que termine la conferencia, laSistema de conferencia sin papelTriturará automáticamente por completo los documentos de la Conferencia del hardware físico y no queda ningún rastro en el espacio de almacenamiento del disco duro para cumplir plenamente con los requisitos de confidencialidad.

4. Distribución de documentos de conferencia sin papel

El Secretario de la Conferencia carga los documentos de la Conferencia al servidor en la sala de conferencias con anticipación. Después de que los participantes inicien sesión (no es obligatorio), el sistema de conferencias sin papel descargará automáticamente todos los documentos y materiales de la Conferencia en la computadora de cada participante. Podemos elegir si cada representante de la Conferencia de esta conferencia puede modificar los documentos de discusión de la Conferencia o agregar comentarios a los documentos a través de su propia computadora de conferencia, lo cual es conveniente.

5. Administración de energía de la computadora en conferencia sin papel

El sistema puede realizar el inicio y el apagado remotos de las computadoras, lo cual es conveniente para que los usuarios operen. En la máquina del Presidente, a través del botón de encendido, todas las máquinas de la sala de conferencias se pueden encender. Después de la Conferencia, todas las máquinas se pueden apagar, lo que facilita enormemente el funcionamiento del usuario.

6. Función de inicio de sesión en conferencia sin papel

Después de que los participantes estén sentados, haga clic en "Enter Conference" y la computadora ingrese al sistema de conferencias sin papel. Al mismo tiempo, los participantes han completado fácilmente el inicio de sesión de la Conferencia. El sistema contará automáticamente el número de asistentes y ausentes de esta Conferencia y los archivará automáticamente para referencia futura.

7. Función de visualización de información de conferencia en conferencia sin papel

La Opción de programación de la Conferencia mostrará el título, la hora, el proceso (incluidos los documentos de la Conferencia incluidos en cada proceso) y otros horarios de la Conferencia. Los participantes pueden ver la lista de participantes y el diagrama de disposición del asiento en cualquier momento.

8. Función de nota pequeña en conferencia sin papel

Los delegados de la Conferencia pueden enviar mensajes instantáneos al presidente (o cualquier delegado) para facilitar la comunicación del personal en la Conferencia.

9. Función de anotación de documentos en conferencia sin papel

Los participantes pueden examinar los documentos de la Conferencia y también se ha agregado una función de anotación y modificación. Los participantes pueden seleccionar herramientas como la entrada de texto de escritura a mano, el círculo en la barra de herramientas para hacer una anotación en el documento según sus necesidades. El sistema también puede guardar el documento con anotaciones modificadas.

10. función de registroEn conferencia sin papel

El sistema puede ayudar a guardar todos los materiales de conferencias y materiales de procesos de conferencias, y los usuarios nunca necesitan llevar portátiles cuando participan en la Conferencia, y pueden escribir o escribir, circular y guardar los minutos de la Conferencia.

11. Función de encuesta de cuestionarios para conferencias sin papel

La función de la encuesta del cuestionario de la Conferencia realizará la encuesta del cuestionario en línea de los participantes, y los resultados del cuestionario se contarán automáticamente, se mostrarán en tiempo real y se completarán rápidamente.

12. Gestión de la interfaz multi-software en la misma plataforma para conferencias sin papel

El administrador de la Conferencia puede usar el software de la Conferencia y terminar todas las operaciones de control del equipo en la sala de conferencias en una interfaz de la plataforma.

13. Función de gestión de antecedentes para conferencias sin papel

Con la poderosa función de gestión de antecedentes, puede configurar y programar contenidos como descripción general de la Conferencia, participantes y asientos, documentos de la Conferencia, permisos de lectura y votación de la Conferencia, haciendo que la planificación y el diseño de la Conferencia sean más científicos, convenientes y eficientes.